Apps para trabajar en equipo de forma eficaz
Lo que coloquialmente se denomina la nube y que no es sino una abreviatura del inglés cloud computing ha supuesto un nuevo paradigma a la hora de compartir documentos y trabajar de forma colaborativa. Si bien existían numerosos servicios basados en este concepto, hace apenas un par de años no era muy habitual trabajar de forma remota sin almacenar nuestros propios archivos cerca. Las conexiones para la transmisión de datos cada vez más rápidas y ubicuas lo han hecho posible.
Trabajar en la nube, esto es, acceder de forma remota a servidores donde están guardados los archivos sobre los que trabajamos en lugar de tenerlos guardados en nuestro propio ordenador supone distintas ventajas. Una es evidente y ya se ha citado, podemos acceder a estos documentos de trabajo desde cualquier sitio y con cualquier dispositivo. Permite ahorrar tanto en software como en hardware. Y sobre todo se puede ahorrar muchísimo en el mantenimiento técnico de los equipos. Y por último permite el trabajo colaborativo. Cada vez hay más aplicaciones y servicios que nos permiten estar conectados continuamente con nuestro equipo y a nuestros proyectos.
De las cientos de aplicaciones móviles que existen hemos seleccionado cinco que nos parecen imprescindibles para emprendedores.
Google Drive permite crear y editar colaborativamente y en tiempo real documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones desde cualquier lugar. Aunque no tengamos acceso a internet en el momento que queramos editar cualquier archivo, podremos editarlo y cuando volvamos a tener conexión se sincronizarán las modificaciones con los demás dispositivos. Además, Google Drive es compatible con los archivos de Microsoft Office, por lo que podremos editar cualquier archivo que nos manden al correo desde la aplicación. Ofrece a cada usuario 15 GB de almacenamiento gratuito, aunque por 1,99$/mes dispondremos de 100 GB más y por 9,99$/mes de 1TB. Está disponible tanto para dispositivos Android como iOS.
Dropbox es uno de los sistemas más populares de almacenamiento en la nube. Permite compartir carpetas para almacenar archivos de forma colaborativa entre todos los miembros del equipo, que tendrán acceso a la versión más actualizada de un archivo desde cualquier lugar. Una de las ventajas es que es multiplataforma, por lo que podremos tenerla instalada en nuestro ordenador, tableta o smartphone y tendremos sincronizados los archivos en todos los dispositivos. Otra de las ventajas deDropbox es que podremos recuperar los archivos eliminados y versiones guardadas anteriormente. Está disponible en dispositivos Android e iOS.
Evernote es una aplicación muy versátil que nos puede servir tanto para uso personal como para trabajo en equipo. La aplicación permite compartir libretas con otras personas, por lo que con un poco de imaginación podremos utilizarla como gestor de tareas, para recopilar artículos interesantes para el equipo, como repositorio de contactos, como histórico de reuniones. Además, también existe una versión Business con muchas con muchas más opciones para las empresas. Disponible tanto en Android como en iOS, además de versiones para OSX y Windows.
Huddle es una aplicación que permite compartir archivos y proyectos en equipo. Permite ver y editar documentos y guardar la versión editada de nuevo en Huddle para que cualquier miembro del equipo pueda tener acceso a él. También permite asignar tareas, compartir calendarios y realizar un seguimiento del progreso del proyecto, cuyos participantes recibirán actualizaciones y recordatorios para ayudarle a alcanzar sus objetivos. Una de las ventajas de Huddle es que permite invitar a gente que esté dentro de la empresa o fuera de ella. Su precio son 20$ por usuario y mes, aunque se puede probar gratis durante 14 días. Disponible para iOS y Android.
Wrike es un sistema de gestión de proyectos muy completo. Permite organizar las tareas del equipo y realizar un seguimiento del trabajo de una manera sencilla. Wrike dispone de un flujo de actividad para ver las actualizaciones en tiempo real, gráficos para ver la carga de trabajo de cada miembro o un diagrama de Gantt para tener una visión general del proyecto. Además también permite editar en línea documentos y la creación de informes sobre el proyecto. Dispone de una versión gratuita de hasta 5 usuarios y 2GB de espacio en disco. Está disponible para iPhone y Android.